Phương pháp làm việc nhóm kì diệu của người Nhật Bản

Thứ Bảy, 9 Tháng Ba, 2019 26 lượt xem Chia sẻ bài viết:
Phương pháp làm việc nhóm kỳ diệu của người Nhật Bản

Có người từng nói: “ Một người Nhật chưa chắc giỏi hơn một người Việt nhưng ba người Nhật chắc chắn hơn ba người Việt”.

Vì sao lại vậy? Cùng trung tâm tiếng Nhật Kosei tìm hiểu Văn hoá danh nghiệp Nhật Bản qua bài viết sau nhé.

Phương pháp làm việc nhóm kỳ diệu của người Nhật Bản

Bạn đã từng nghe tới phương pháp làm việc nhóm HORENSO?

Đây có thể xem là những kỹ thuật làm việc rất căn bản mà người Nhật đều nằm thuộc lòng. Horenso giải quyết vấn đề quan trọng nhất trong làm việc nhóm: tương tác nhóm qua giao tiếp. Chính do cách làm việc này mà người Nhật làm việc nhóm với năng suất rất cao.

Về cơ bản, Horenso là công cụ giao tiếp được áp dụng nhằm mục đích tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp. Horenso là viết tắt củ 3 cụm từ tiếng Nhật 報告(Hōkoku – Báo cáo), 聯絡 (Renraku – Liên lạc), 相談 (Sōdan – Thảo luận). Đây là ba yếu tố chính trong giao tiếp nhóm, giúp thông tin được truyền đi một cách dễ dàng.

1. HOKOKU: Báo cáo.

Báo cáo là một nhiệm vụ giúp cấp trên, người quản lý nắm rõ tình hình, tiến độ thực hiện công việc. Đừng chờ đến lúc được hỏi, hãy chủ động báo cáo để sếp của bạn có thể biết công việc bạn đang làm diễn biến ra sao.

Thời điểm báo cáo tốt nhất là ngay sau khi hoàn thành công việc được giao (đối với các nhiệm vụ nhỏ), xong một phần công việc (đối với các nhiệm vụ lớn, phức tạp).

Khi bạn có một phương pháp mới cải tiến, giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, hãy báo cáo ngay. Khi công việc của bạn gặp sự cố, hãy báo cáo ngay, người Nhật luôn ưu tiên cho tin xấu trước.

Hãy báo cáo một cách dễ hiểu, ngắn gọn nhưng phải thật chính xác với văn phong lịch sự, tôn trọng người đọc báo cáo.

2. RENRAKU: Liên lạc.

Liên lạc nhằm thông báo cho đối tác, đồng nghiệp,… những thông tin cần thiết của công việc giúp họ nắm tình hình nhanh và tạo sự an tâm, tin tưởng.

Có thể liên lạc qua cuộc họp ngắn mỗi ngày, điện thoại hay fax, thậm chí là nói chuyện trực tiếp. Nhưng, đôi khi bạn muốn liên lạc với một người mà người đó đang bận thì sao? Xin lỗi là cách nhanh nhất để có thể làm việc đó.

Đây là hình thức đưa thông tin tới người nhận một cách đơn thuần nên không cần gò ép theo chuẩn mực. Đây cũng không phải một cuộc thảo luận hay bàn bạc nên bạn cần tránh đặt câu hỏi khi liên lạc.

3. SODAN: Thảo luận.

Thảo luận nhằm thống nhất vấn đề, tránh đi lạc hướng, đồng thời, tìm ra giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề. Để cuộc thảo luận có hiểu quả, hãy tập hợp nhiều người ở nhiều bộ phận, nhiều tính cách khác nhau để có được cái nhìn toàn diện, tránh tình trạng “thứ nhất ngồi lỳ, thứ nhì đồng ý”.

Hãy khuyến khích người tham gia thảo luận nêu ý kiến, nhận định cá nhân để tìm ra được giải pháp tốt nhất cho vấn đề.

Horenso về mặt l‎ý thuyết thì vô cùng đơn giản và hiểu quả của nó là điều không thể phủ nhận. Hãy thử áp dụng công cụ này từ những việc đơn giản nhất để cảm nhận sức mạnh của nó.

Những thói quen làm việc đáng học hỏi từ người Nhật

Người Nhật Bản gây ấn tượng cho cả thế giới với tác phong làm việc đúng giờ, dù có xảy ra thiên tai thì người Nhât vẫn đứng xếp hàng để nhận đồ ăn khiến ai nhìn thấy cũng đều cảm phục. Vậy tại sao không học hỏi những đức tính quý giá này của người Nhật. Cùng Trung tâm tiếng Nhật Kosei tìm hiểu những thói quen làm việc đáng học hỏi từ người Nhật nhé!

Những thói quen làm việc đáng học hỏi từ người Nhật

1. Bắt đầu và kết thúc mỗi cuộc gặp mặt bằng một lời chào

Dành thời gian để chào hỏi mọi người bất cứ khi nào bạn gặp họ có vẻ là chuyện phù phiếm, đặc biệt khi ai cũng bận rộn, tuy nhiên “lời chào cao hơn mâm cỗ”. Những điều nhỏ như nói xin chào và tạm biệt với sếp và đồng nghiệp mỗi ngày làm việc hoặc kết thúc email với lời chào thân thiện có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc tăng cường mối quan hệ chuyên nghiệp.

2. Chăm chút cho nơi làm việc

Định kỳ, các trường học ở Nhật sẽ tham gia một hoạt động gọi là “souji” – dọn dẹp phòng học và ký túc xá. Toàn trường, từ học sinh, giáo viên tới hiệu trưởng đều phải lau sàn nhà, lau bảng và dọn rác, phế thải. Bởi học sinh biết rằng mình sẽ phải dọn dẹp nên sẽ có ý thức hơn trong việc giữ gìn vệ sinh cá nhân và vệ sinh chung, đồng thời cảm thấy tự hào về trường hơn.

3. Học cách tôn trọng sự yên lặng

Người Nhật tin rằng mỗi suy nghĩ hoặc ý kiến đều tồn tại “honne” – cảm giác thực sự của bạn và “tatemae” – điều bạn nói với người khác để làm hài lòng họ. Điều này có nghĩa là mọi người không nên chỉ trích trực tiếp hoặc đối đầu với người khác.
Tuy nhiên, dù không nói, người Nhật vẫn biểu lộ cảm giác thực sự của mình một cách tinh tế. Chẳng hạn, khi một nhân viên lơ đễnh trong cuộc họp, sếp người Nhật sẽ nghiêng đầu và mím môi. Thay vì yêu cầu người đó nên tập trung vào cuộc thảo luận, sếp hi vọng anh/cô ấy sẽ hiểu rằng biểu cảm khuôn mặt thể hiện sự không hài lòng của mình.
Hãy chú ý nhiều hơn tới ngôn ngữ phi cử chỉ trong cuộc sống hằng ngày của mình. Bạn thấy những người phỏng vấn bạn tỏ ra hứng thú hay chỉ đang đếm từng phút cho tới khi bạn ra khỏi phòng? Một khi nhận biết được những dấu hiệu này, bạn có thể điều chỉnh cách ứng xử của mình một cách phù hợp.

4. Giữ bản thân tươi mới.

Những phụ nữ Nhật sau bữa trưa có thói quen đánh răng và “tút tát” lại nhan sắc trước khi tiếp tục công việc. Bạn có thể nghĩ rằng đó là việc không cần thiết. Nhưng bạn có biết vẻ ngoài luộm thuộm có thể ảnh hưởng đến năng suất làm việc của đồng nghiệp?

5. Đừng bỏ lỡ những điều tưởng chừng nhỏ bé

Người Nhật nổi tiếng vì chú ý tới những chi tiết nhỏ – cây cảnh bonsai hay món sushi tinh xảo là bằng chứng điển hình. Điều này có thể áp dụng ở cả văn phòng. Nhiều nghi thức làm việc của Nhật liên quan tới những chi tiết tưởng chừng tầm thường như quy tắc ra vào thang máy, bạn nên ngồi ở vị trí nào trong taxi nếu đi cùng đồng nghiệp và loại nước nào bạn nên phục vụ khi tiếp khách hàng… Hãy chú ý tới những chi tiết nhỏ trong thế giới công việc. Biết cách kiểm soát những chi tiết nhỏ sẽ tạo ra sự khác biệt trong việc khiến bạn chuyên nghiệp và được yêu mến hơn.
Bạn thấy thế nào về những thói quen làm việc đáng học hỏi từ người Nhật? Kosei nghĩ rằng những điều này thật sự hữu ích cho bạn không chỉ trong công việc mà còn cả trong cuộc sống nữa đấy. Hãy học hỏi và có thể sử dụng trong cuộc sống hàng ngày bạn nhé!
Chúc các bạn ngày một ngày vui vẻ!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *


Hotline: 0942.48.77.22
Chat Facebook
Gọi điện ngay